Как опытный аналитик данных, потративший бесчисленное количество часов на изучение как электронных, так и сводных таблиц, я искренне поддерживаю метод, изложенный в этом руководстве, по созданию собственных сводных таблиц с нуля. Проявив немного терпения и практики, вы тоже сможете раскрыть мощь самых продвинутых функций Excel и преобразовать необработанные данные в полезную информацию.
Microsoft Excel, несомненно, известный инструмент для работы с электронными таблицами из Редмонда, часто предпочитается многими аналитиками данных из-за его надежных возможностей. Он подходит не только для выполнения базовых задач, таких как управление расходами или создание календарей; он действительно великолепен при обработке сложных манипуляций с данными и их представлении. В этом руководстве мы покажем вам, как построить сводную таблицу в Excel, используя одну из самых мощных функций приложения для оптимизации процесса анализа данных.
Для начала не могли бы вы разъяснить полезность сводных таблиц? По сути, сводные таблицы позволяют просматривать данные с различных точек зрения, что упрощает проведение комплексного анализа и выявление существенных закономерностей. Например, при анализе результатов продаж вам может потребоваться изучить отдельного человека, конкретный продукт или определенный период. Используя сводную таблицу, вы можете собрать всю информацию в одном месте, а затем легко переключать внимание с одного аспекта на другой — задача, которую было бы сложно выполнить вручную.
Независимо от того, приобрели ли вы Excel или используете бесплатную версию Microsoft Office/365, сводные таблицы теперь работают во всех вариантах программного обеспечения.
Шаг 1. Подготовьте данные
Важнейшим аспектом при работе со сводными таблицами Excel является обеспечение хорошей структурированности ваших данных. Один из простых способов добиться этого — использовать таблицы Excel, поскольку они позволяют включать строки, которые включаются в сводную таблицу каждый раз, когда вы ее обновляете. Как минимум, стремитесь к тому, чтобы ваши данные были представлены в формате таблицы с описательными заголовками столбцов и согласованными данными внутри столбцов. Если доступны дополнительные соответствующие данные, рассмотрите возможность добавления нового столбца, чтобы повысить качество вывода сводной таблицы.
В этом сценарии представьте, что вы изучаете данные о продажах своей компании. У вас есть шесть торговых представителей, которые предлагают три разных продукта в разных регионах. Каждому клиенту требуются индивидуальные решения, что приводит к разным ценам. Чтобы помочь визуализировать структуру данных, подходящую для использования сводной таблицы, вот пример вымышленной информации, организованной соответствующим образом:
Чтобы создать таблицу, начните с ввода данных. Затем выберите весь диапазон ячеек. Затем перейдите на вкладку «Вставка» и выберите «Таблица». Хотя этот шаг не является обязательным, он может быть полезен, если вы планируете добавлять дополнительные строки данных или вносить обновления в сводную таблицу в будущем, поскольку это упрощает эти процессы.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Шаг 2. Попробуйте рекомендацию
Excel наполнен удобными ярлыками, предназначенными для упрощения работы с данными, и часто предсказывает, чего вы пытаетесь достичь, и автоматически выполняет за вас несколько действий. Это интуитивное поведение можно увидеть в функции «Рекомендуемые сводные таблицы», которая анализирует ваши данные и предлагает разумные способы анализа и отображения информации.
Чтобы использовать рекомендуемую сводную таблицу, просто выберите «Вставка» > «Рекомендуемые сводные таблицы». Excel предложит вам рассмотреть несколько вариантов. В нашем примере Excel предлагает создать 10 различных сводных таблиц, которые рассматривают наши данные о продажах с разных точек зрения. Обратите внимание: то, как вы маркируете свои столбцы, имеет значение; Excel читает эти заголовки и предлагает наиболее разумные рекомендации. Например, если вы хотите посмотреть цены продажи, не используйте термин «стоимость», потому что Excel будет основывать свои рекомендации соответствующим образом.
Возможным перефразом вашего предложения может быть: «Один из вариантов — «Общий объем продаж на одного клиента». При выборе этого варианта Excel создаст сводную таблицу». Эта версия сохраняет исходное значение, но использует более простой и естественный язык.
В этой таблице вы увидите только данные, относящиеся к нашему текущему исследованию. Справа вы увидите, как Excel построил эту сводную таблицу на основе определенных критериев, как показано в окне «Поля сводной таблицы». Мы объясним, что представляет собой каждое поле, когда будем обсуждать настройку в следующем разделе.
Шаг 3. Настройте сводную таблицу
В этом разговоре каждый элемент играет решающую роль в формировании поведения сводной таблицы. Не стесняйтесь настраивать внешний вид этого диалога, нажав на значок шестеренки настроек, чтобы он идеально соответствовал вашим предпочтениям.
Выбор полей
На этом этапе вы решаете, какие столбцы вы хотите видеть в сводной таблице. То, как данные отображаются в сводной таблице, будет зависеть от типа данных, которые она представляет. Excel автоматически решает, включать ли столбец в сводную таблицу или поместить в нее данные поля. Например, если вы выберете «Товары», Excel предполагает, что вы хотите отобразить количество товаров для каждого клиента.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
С моей точки зрения как исследователя, когда вы выбираете «Дата» в настройках, Excel удобно упорядочивает ваши данные о продажах в таблице, сортируя их по датам, когда они были сделаны.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Создавая собственные сводные таблицы в Excel, не стесняйтесь добавлять и удалять поля, чтобы увидеть, как это повлияет на видимые данные. Вы заметите, что Excel обычно делает выбор разумно, но вы всегда можете настроить что-то, если выбор Excel не соответствует вашим ожиданиям.
Фильтры
Чтобы просмотреть конкретные данные, просто переместите элементы из списка доступных параметров в область «Фильтры». Например, перемещение «Клиента» в область «Фильтры» позволяет легко отображать данные, относящиеся к одному конкретному клиенту или группе выбранных клиентов.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Столбцы
Чтобы настроить способ отображения данных в Excel, вы можете переместить поля в область «Столбцы». Когда вы это сделаете, Excel попытается упорядочить ваши данные в соответствии с вашими предпочтениями. Например, если вы переместите поле «Дата» в область «Столбцы», Excel автоматически упорядочит данные о продажах по месяцам, предлагая четкое представление о ежемесячных продажах. Это может быть полезно для анализа тенденций продаж и покупательских привычек клиентов с течением времени.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Строки
Вы также можете переместить поля в область «Строки» сводной таблицы, чтобы включить в строки различные наборы данных. Например, если вы поместите «Дата» в раздел «Строки», Excel будет делить продажи по клиентам ежемесячно; однако данные будут сгруппированы по клиентам, а не по месяцам, как показано в предыдущем примере. Здесь ваша основная задача — понять, сколько вы продали каждому клиенту, но вы также стремитесь выявить любые закономерности с течением времени.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Ценности
Наконец, раздел «Значения» определяет, как вы подходите к анализу данных. Во всех случаях, которые мы рассмотрели до сих пор, мы фокусировались на общем объеме продаж. Нажав стрелку вниз в этом разделе, вы можете настроить параметры поля значений, чтобы вместо этого проверять отдельные числовые вычисления.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Вместо того, чтобы сосредотачиваться на общих показателях продаж, вы можете просмотреть средние продажи, выбрав «Средний» в настройках поля значения. Кроме того, у вас есть возможность настроить числовой формат, чтобы представленные данные были четкими и понятными.
Как построить график в Excel
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Вместо того, чтобы анализировать общий объем продаж на одного клиента и находить общую сумму, мы концентрируемся на расчете среднего объема продаж для каждой компании, а затем на определении общего среднего показателя по всем компаниям. Этот подход позволяет нам выявлять клиентов с уровнем продаж выше или ниже среднего, тем самым помогая нам определить приоритетность тех клиентов, которым требуется больше (или меньше) внимания с точки зрения продаж. Например, компании Acme Engineering и Jones Roofing могут не требовать такого большого внимания по сравнению с другими клиентами.
Очевидно, что сводные таблицы предлагают множество опций, позволяющих легко нарезать ваши данные. Хитрость эффективного использования сводных таблиц заключается в том, чтобы точно решить, что вы хотите видеть, прежде чем начинать применять параметры. Вы также хотите убедиться, что ваши данные соответствуют тому, как вы разместили свою таблицу и как вы назвали свои заголовки. Чем тщательнее вы будете настраивать параметры, тем эффективнее будут ваши сводные таблицы.
Шаг 4. Создайте собственные сводные таблицы с нуля.
Ознакомившись с различными функциями сводной таблицы и понаблюдав, как они влияют на ваши данные, вы можете приступить к созданию новой сводной таблицы с нуля. Этот процесс очень похож на получение предложения; вместо этого вы переходите к «Вставка» > «Сводная таблица», а затем вручную выбираете нужные данные в качестве первого действия.
В этом сценарии у вас есть возможность выбрать Таблицу1, выбрать определенный диапазон данных или даже получить данные из внешнего источника данных. Кроме того, вы можете создать новый лист для сводной таблицы или разместить его рядом с данными в указанном месте на текущем листе.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
После того, как мы сделали выбор, система отображает нам пустую сводную таблицу и диалоговое окно «Поля сводной таблицы».
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Как аналитик, я бы выразил это так: «Создать сводную таблицу несложно; все, что мне нужно сделать, это выбрать поля и решить, как я хочу, чтобы данные вычислялись и отображались. Например, если я хочу оценить производительность продавцов по месяцам с общим показателем продаж за год, я бы выбрал столбцы «Продавец», «Дата» и «Общий объем продаж». Затем я перетащил поле «Продавец» в область «Фильтры» и установил. значения для отображения в формате валюты. Excel легко добавляет необходимые элементы даты в раздел «Строки» и предполагает, что я хочу видеть общие показатели продаж, поскольку по умолчанию суммирует данные.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Первоначально Excel отображает все данные о продажах для каждого продавца. Однако вы также можете сосредоточиться на данных отдельного продавца. В этом случае мы замечаем, что Джуди Френч добилась продаж только за три месяца, несмотря на значительный общий объем продаж. Это может означать, что ее процесс продаж занял больше времени, потому что она преследовала крупных клиентов, а не более мелких — полезное предположение, если оно соответствует действительности. Возможно, было бы разумно подумать о том, чтобы предоставить Джуди помощника, чтобы ускорить заключение сделок купли-продажи.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Шаг 5. Инвестируйте в обучение
Чтобы преуспеть (каламбур) в освоении сводных таблиц Excel, приложите некоторые усилия к пониманию того, как они обрабатывают различные типы данных. Microsoft предоставляет полезные учебные материалы, а также к вашим услугам многочисленные сторонние инструкторы.
В основном это подразумевает более глубокое изучение Excel, чем описано в этом руководстве. Однако я надеюсь, что вы оцените потенциальные возможности сводных таблиц в анализе данных, а правильная настройка данных облегчит начало работы. Прежде чем начать, очень важно знать цели использования сводной таблицы, поскольку мы не можем этого подчеркнуть.
Освоение сводных таблиц является одним из ключевых навыков при использовании Microsoft Excel. Чтобы расширить свои знания об этом мощном инструменте, ознакомьтесь с нашей подборкой лучших советов и методов работы с Excel.
Смотрите также
- 6 лучших альтернатив iPad в 2024 году
- Обзор Samsung Galaxy Book4 Ultra: это не MacBook Pro
- Как вставить подпись в Apple Pages
- Razr 50, Razr 50 Ultra, Razr 2024 и Razr Plus 2024: в чем разница?
- «Затащи меня в ад», «Страх» и еще четыре фильма ужасов выйдут на Paramount+ в июле 2024 года.
- Dolby Atmos против 360 Reality Audio: что лучше?
- «Звездные войны: неограниченный обзор» (настольный) — может содержать силу
- Как удалить файлы на Chromebook
- Garmin Enduro 3 против Garmin Enduro 2: стоит ли обновляться?
- Сообщается, что геймеры массово возвращают процессоры Intel Core i9
2024-09-16 12:58