Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

от

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Как человек, который жонглировал числами и формулами, кажется, целую вечность, позвольте мне сказать вам, что Excel — это мощный инструмент, который может упростить вашу жизнь и упростить даже самые сложные вычисления.

Для тех, кого Microsoft Excel, один из надежных инструментов пакета Microsoft Office, несколько сбивает с толку, вот руководство для начинающих, разработанное специально для вас.

В этом уроке мы шаг за шагом покажем вам, как создать новую книгу, упорядочить электронные таблицы и управлять ими, вводить текст и числа, а также начать работу с основными функциями и уравнениями.

Готовый? Откройте приложение Excel и приступим!

Важное примечание. Это руководство предназначено в первую очередь для Microsoft Excel 365 в Windows. Хотя в разных версиях Excel могут возникнуть небольшие различия в терминологии, расположении инструментов или параметрах, основные функции остаются одинаковыми.

Как создать новую книгу

У вас есть возможность начать с новой пустой книги Excel и добавить свои собственные таблицы или использовать один из готовых шаблонов для немедленного использования. Чтобы получить максимальную пользу от этого руководства, вы можете выбрать «Пустая книга», чтобы лучше понять функции, которые мы рассмотрим.

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Как назвать и сохранить книгу

Подобно тому, как вы всегда даете имя и сохраняете документы Microsoft Word, как только начинаете работу, не менее важно с самого начала сделать то же самое с файлами Excel. Таким образом, любые изменения, которые вы сделаете позже, можно будет сохранить, чтобы не потерять прогресс.

  1. Чтобы назвать и сохранить новую книгу, откройте вкладку Файл и выберите Сохранить.
  2. Выберите местоположение файла и дайте ему имя справа.
  3. Выберите Сохранить.

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Вы можете продолжить сохранение файла, используя кнопку «Сохранить», расположенную на панели инструментов вверху, или перейдя в «Файл» > «Сохранить».

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Как использовать автосохранение

Если вы являетесь пользователем Microsoft 365, у вас будет дополнительное преимущество: функция автосохранения. Включение этой функции означает, что ваш документ будет автоматически сохраняться в OneDrive, пока вы над ним работаете, что избавляет вас от необходимости сохранять его вручную.

  1. Включите переключатель Автосохранение в строке заголовка, чтобы включить эту функцию.
  2. Выберите учетную запись OneDrive, если у вас их несколько.
  3. Введите имя файла, если вы еще этого не сделали, и нажмите ОК.

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Вы увидите, что переключатель «Автосохранение» в строке заголовка остается включенным. Однако обратите внимание, что этот параметр является эксклюзивным для текущего файла Excel. Чтобы активировать автосохранение для дальнейших документов Excel, повторите процесс включения.

Ознакомьтесь с представлением рабочей книги и электронной таблицы.

Подобно другим программам Microsoft Office, Excel имеет строку заголовка вверху, за которой следуют строки для вкладок, таких как «Главная» и «Вставка», а лента расположена непосредственно под ней. В основе интерфейса Excel находится строка состояния.

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Знакомство с макетом книги и электронных таблиц в Excel является одним из ключевых аспектов эффективного освоения этого инструмента.

Вид электронной таблицы

Основным компонентом окна является место, где находится электронная таблица, состоящая из столбцов, строк и отдельных полей. Именно в этих полях вы вводите свои данные.

В заголовке каждого столбца находится буква, а сбоку каждой строки указана цифра. Следовательно, каждая ячейка по умолчанию помечается отдельным именем, обычно известным как ссылка на ячейку.

Для иллюстрации: самая верхняя ячейка, расположенная на пересечении столбца A и строки 1, имеет метку A1. Такое обозначение обусловлено ее положением — это первая ячейка в столбце А и первая строка сверху. Вы также можете увидеть имя этой ячейки, отображаемое в поле имени, которое расположено слева от панели формул.

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Панель формул

Панель формул — это место, где вы можете видеть и вводить содержимое ячейки.

Если вы введете простой текст в ячейку, вы увидите его в ячейке и на панели формул.

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Когда вы вводите формулу в ячейку, сама формула отображается на панели формул, а вычисленный результат отображается внутри ячейки.

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Более подробную информацию о формулах мы объясним позже в руководстве.

Вкладки листа

Внизу книги Excel вы увидите навигаторы листов — думайте о них как о закладках в цифровой записной книжке. Всякий раз, когда вы создаете новый шедевр Excel, не стесняйтесь включать в него несколько страниц (или таблиц), добавляя эти закладки. Они будут выглядеть как удобные вкладки, благодаря которым вам будет легко переключаться между вашими творческими идеями!

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Это подводит нас к следующему разделу, посвященному созданию и организации электронных таблиц.

Как добавлять и систематизировать электронные таблицы

После того как вы создадите, присвоите имя и сохраните книгу, вы сможете начать работу с электронными таблицами.

Помимо вставки новых вкладок, у вас есть возможность персонализировать их для упрощения навигации. Вы можете сделать это, изменив названия, выбрав цвета вкладок и настроив последовательность расположения вкладок по своему усмотрению.

Создать электронную таблицу

Чтобы добавить новую таблицу, нажмите знак плюса справа от вкладки листа внизу.

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Переименование таблицы

Первоначально Microsoft Excel автоматически помечает вновь добавленные электронные таблицы как «Лист1», «Лист2», «Лист3» и т. д. Однако, если вы планируете использовать несколько листов или хотите легко идентифицировать каждый из них, рассмотрите возможность присвоения им уникальных имен.

Вы можете дважды щелкнуть заголовок текущего листа или щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку листа и выбрать «Переименовать». Введите предпочитаемое имя и нажмите «Ввод», чтобы завершить.

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Добавить цвет вкладки листа

Помимо присвоения листам описательных названий для облегчения идентификации, рассмотрите возможность использования разных цветов для вкладок листов. Этот метод позволяет легко группировать связанные листы по цвету или быстро находить часто используемые листы по их оттенку.

Щелкните вкладку листа правой кнопкой мыши, выберите Цвет вкладки и выберите цвет во всплывающей палитре.

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Затем вы увидите вкладку цветного листа.

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Изменение порядка вкладок листа

Еще один способ организовать ваши листы — расположить их в том порядке, который вам удобнее.

Создав дополнительные вкладки, просто нажмите и удерживайте одну из них, а затем переместите ее в нужное положение. Во время движения над целевой точкой появится маленькая стрелка. Отпустите кнопку, когда стрелка окажется в нужном месте для вкладки.

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Как работать с ячейками

В электронной таблице Excel ячейки служат основными единицами, в которые вы вводите текст, числа, уравнения или другие данные, используя предоставленные прямоугольные пространства.

Вы можете легко ввести данные в ячейку, щелкнув по ней, затем начать вводить текст, а затем нажать «Ввод». Другой способ — щелкнуть ячейку, поместить курсор в «панель формул» и вместо этого ввести туда свои данные.

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Ввод текста в ячейки

Для выполнения нескольких задач вы часто будете использовать текст в Excel. Это может варьироваться от создания расписания для сотрудников, отслеживания ежемесячных расходов, организации календаря или наброска плана проекта.

Как технически подкованный человек, вот что я делаю, когда хочу добавить текст в ячейку: я просто нажимаю на ячейку, ввожу нужный текст, а затем, если захочу, могу перейти на «Домой». вкладка для форматирования текста в соответствии с моими предпочтениями

Используйте параметры шрифта, расположенные в категории «Шрифт» на панели инструментов, чтобы изменить тип, размеры или оттенок шрифта. Для центрирования или позиционирования его влево или вправо используйте инструменты, представленные в разделе «Выравнивание».

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Совет. Вы можете узнать, как в Excel переносить текст в предложения и абзацы.

Ввод чисел в ячейки

При вводе данных в ячейку речь идет не только о вводе чисел, но и о том, чтобы обеспечить правильное форматирование значения. Это может быть цифра в валюте, процент, определенное время или определенный формат даты.

После ввода номера оставьте ячейку выделенной и перейдите на вкладку Главная.

В области «Число» в верхней части ленты откройте раскрывающееся меню и выберите предпочтительный вариант форматирования. Вы также можете использовать кнопки форматирования в этом разделе для более быстрого выбора.

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Как использовать функции и формулы

Проще говоря, истинная сила Microsoft Excel заключается в его способности обрабатывать и преобразовывать данные посредством использования функций и формул. Поскольку освоение этих функций и формул требует обширных инструкций, в этом обсуждении мы предоставим только фундаментальный обзор.

О функциях и формулах

Функцию можно рассматривать как заранее написанный набор инструкций, который незаметно выполняет определенную работу. В Excel вы найдете часто используемые функции, такие как СУММА, СРЗНАЧ и МИН.

Формула представляет собой уравнение, позволяющее применить функцию к ячейкам или значениям. Например, вот несколько примеров формул, использующих эти функции:

  • SUM(A1,B1): складывает значения в ячейках A1 и B1.
  • СРЗНАЧ(A1,B1): усредняет значения в ячейках A1 и B1.
  • MIN(A1,B1): возвращает минимальное значение из ячеек A1 и B1.

Имейте в виду, что вполне нормально выполнять простые вычисления без необходимости включения функции в уравнение.

Вместо того, чтобы вручную складывать числа в ячейках A1 и B1, вы можете легко объединить их, введя вместо этого формулу «=A1+B1». В этой формуле используется символ «+», чтобы просто сложить содержимое этих ячеек.

Эта формула выполняет ту же операцию, что и формула, использующая функцию СУММ: =СУММ(A1,B1).

Функции играют решающую роль в выполнении сложных задач, которые превосходят простоту фундаментальных математических операций, таких как сложение, вычитание и умножение.

Ввод формулы в ячейку

Чтобы инициировать формулу в ячейке, всегда начинайте ее с символа `=`. Этот сигнал указывает Excel на то, что предстоит математическая операция или расчет.

После того, как вы введете формулу в ячейку E2 и нажмете «Ввод», общая сумма значений, найденных в ячейках B2 и C2, будет отображена для вас в этой же ячейке. Для наглядности рассмотрим ввод формулы суммы в ячейке E2, чтобы найти сумму чисел, расположенных в ячейках B2 и C2.

В ячейке E2 введенная нами формула заменяется результатом расчета, но вы все равно можете просмотреть исходную формулу на панели формул.

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Получите помощь с функциями и формулами

Новичку, скорее всего, потребуются некоторые рекомендации по использованию функций и правильному структурированию формул (синтаксису). К счастью, Excel предлагает полезные ресурсы, которые помогут вам начать работу.

Совет. Вы также можете узнать, как использовать ChatGPT для написания формул Excel.

  1. Либо перейдите на вкладку Формулы и выберите Вставить функцию на ленте, либо воспользуйтесь кнопкой Вставить функцию слева от панели формул. .Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих
  2. Введите описание операции, которую вы хотите выполнить, в поле вверху всплывающего окна или выберите категорию и нажмите Перейти.Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих
  3. Затем вы увидите результаты ниже. Выберите функцию в списке, чтобы увидеть ее описание и синтаксис формулы. Нажмите ОК, чтобы использовать эту функцию.Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих
  4. В следующем всплывающем окне введите значения или ссылки на ячейки, которые вы хотите использовать для формулы функции. Вы увидите краткое описание результата, который получите. Нажмите ОК, чтобы использовать формулу.Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих
  5. Вы получите результат формулы в ячейке и сможете просмотреть созданную вами формулу на панели формул.Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Вот оно — базовое руководство по использованию Excel для начинающих. Но предстоит еще многому научиться! Чтобы настроить электронную таблицу, узнайте, как добавить столбец Excel. А для визуального структурирования данных узнайте, как построить график в Excel.

Смотрите также

2024-09-06 01:03