Как использовать ВПР в Excel

Как опытный исследователь с многолетним опытом работы с огромными базами данных и сложными электронными таблицами, я могу с уверенностью сказать, что функция ВПР в Microsoft Excel была моим верным помощником во многих анализах. Этот универсальный инструмент не только мощный, но и удивительно удобный для пользователя, если вы освоите его.

Со временем, когда вы глубже углубитесь в Microsoft Excel, вы оцените функцию ВПР как широко используемый инструмент для навигации по обширным наборам данных или базам данных Excel. Эта функция позволяет пользователям быстро находить конкретную информацию о записи без необходимости вручную просматривать весь рабочий лист.

Сложность

Умеренный

Продолжительность

20 минут

Что вам нужно

Эксель

Будьте уверены, на первый взгляд функция может показаться сложной, но не позволяйте этому ввести вас в заблуждение! Это весьма полезно, поскольку помогает сэкономить время и поощряет более творческий подход к анализу данных. Позвольте мне рассказать вам, как использовать ВПР в Excel.

Понимание пути VLOOKUP

Функция ВПР работает с использованием четырех различных «параметров» или значений, которые ей необходимы. Эти параметры определяют, где VLOOKUP извлекает информацию, поэтому, когда вы запускаете функцию с помощью «=VLOOKUP», именно эти четыре параметра в круглых скобках фактически выполняют задачу.

Проще говоря, когда вы используете ВПР в Excel, вы, по сути, просите его найти определенное значение в диапазоне и вернуть соответствующее значение из другого столбца. Вот что делает каждый аргумент:

Шаг 1. Выберите первый аргумент.

Проще говоря, этот раздел служит вашим уникальным идентификатором или ориентиром. Это часть информации, которая позволяет вам получить определенные данные, относящиеся к одной записи в базе данных или списке. Это могут быть идентификаторы сотрудников, имена классов или любые другие идентифицирующие данные. У вас есть возможность решить, где разместить этот идентификатор, но лучше всего держать его рядом с функцией ВПР для эффективного анализа и гарантировать, что вы всегда знаете, какую информацию сюда вводить.

Как использовать ВПР в Excel

Шаг 2: Выберите второй аргумент.

Это диапазон, в котором находится ваш первый аргумент — искомое значение. Например, если вы ищете определенный идентификационный номер сотрудника, этот аргумент должен содержать всю базу данных. Проще всего вручную щелкнуть самую первую запись, а затем перетащить курсор до последней записи в правом нижнем углу в конце, чтобы она охватила все ячейки, содержащие все значения в базе данных. Для очень больших баз данных вручную введите первую запись (например, A2), двоеточие и последнюю запись (в данном случае B5), например: A2:B5.

Имейте в виду, что второй аргумент в этом контексте должен последовательно начинаться с начального (или самого левого) столбца в вашей базе данных или диапазоне. Это правило применимо, поскольку VLOOKUP может работать неоптимально с вертикально расположенными списками, хотя такие случаи редко встречаются в типичных сценариях работы с электронными таблицами.

Как использовать ВПР в Excel

Шаг 3. Выберите третий аргумент.

Чтобы ВПР предоставлял точные результаты, важно указать конкретный столбец, содержащий нужную информацию, в базе данных или таблице. Просто выберите столбец, значение которого будет отображаться при вводе искомого значения.

В третьем вводе убедитесь, что это числовое значение, а не буква, обозначающая столбец. Чтобы найти соответствующий столбец, содержащий нужные вам данные (например, бонусы сотрудников или оценки учащихся), начните с первого столбца в списке и перемещайтесь вправо, пока не дойдете до нужного столбца. Используйте это число при передаче функции ВПР, чтобы правильно идентифицировать и получить нужную информацию.

Как использовать ВПР в Excel

Шаг 4: Выберите четвертый аргумент.

На четвертом шаге у вас есть возможность: вы можете установить значение «ЛОЖЬ» или «ИСТИНА». Это определяет, хотите ли вы точное совпадение или близкое приближение. Пропустить этот шаг можно, если вы хотите остановить функцию сейчас, но использование «FALSE» приведет к ошибке, если не удастся найти введенное вами значение (например, если введенный идентификатор сотрудника не существует). С другой стороны, установка значения «ИСТИНА» приведет к округлению результатов и обеспечит максимально близкое соответствие для этой конкретной записи. Это может облегчить некоторые виды анализа.

Завершив настройку функции ВПР, вы можете вводить данные в область поиска и наблюдать за результатами, которые генерирует ВПР.

Важные примечания, которые следует запомнить

При использовании ВПР помните, что поиск осуществляется слева направо, а не налево. Помните об этом при организации данных поиска.
При добавлении нового столбца в Excel последовательности данных могут стать противоречивыми. Поэтому имейте это в виду при внесении любых будущих изменений.
Проще говоря, ВПР не может эффективно обрабатывать дубликаты. Например, если несколько сотрудников имеют одну и ту же фамилию, ВПР определит только первого встречного, независимо от того, тот ли это человек, которого вы искали, или нет. Вот почему вместо этого VLOOKUP часто используется с полными именами или идентификационными номерами, поскольку вероятность их дублирования меньше.
При использовании VLOOKUP важно отметить, что он чувствителен к различиям в регистре, то есть может различать поиск термина, написанного с заглавной буквы, и поиска, написанного строчными буквами.
Подобно тому, как вы можете расширить другие функции Excel до комплексной таблицы для одновременного возврата нескольких значений, адаптированной к вашему конкретному проекту, так и функцию VLOOKUP можно использовать более сложно, как только вы освоите эту технику.

Microsoft Excel предлагает значительную гибкость при управлении данными внутри него. Функция ВПР — эффективный инструмент для поиска и извлечения данных, которые впоследствии можно отобразить в различных форматах. Хотя вы, вероятно, знакомы с созданием графиков в Excel, пробовали ли вы когда-нибудь создавать сводную таблицу?

Смотрите также

2024-09-10 11:27